Statutes.

CONSTITUTION AISBL

ECOPRENEUR.EU

Association internationale sans but lucratif

TITRE 1.: DÉNOMINATION – SIÉGE SOCIAL – BUT – DURÉE

Dénomination

Article 1:

L’association a le statut d’association internationale sans but lucratif (aisbl) et est régie par le Titre III de la loi belge du 27 juin 1921 sur les associations sans but lucratif les associations internationales sans but lucratif et les fondations (dans les présents statuts « la Loi »). Elle est dénommée «Ecopreneur.eu».

Adresse du siège social

Article 2:

Le siège social de l’association est établi à 123, rue Franz Merjay, 1050 Bruxelles. Il peut, par décision du Conseil d’Administration, être transféré en tout autre endroit en Belgique, dans le respect des dispositions légales en vigueur en matière d’emploi des langues. Tout déplacement du

siège doit être publié aux annexes au Moniteur belge, par les soins du Conseil d’Administration.

Buts et activités

Article 3:

Ecopreneur.eu est une organisation sans but lucratif ayant pour objet de travaillerà un nouveau cadre économique dans lequel la durabilité/soutenabilité est promue, l’environnement respecté et les principes écologiques suivis.

Ecopreneur.eu devra en particulier:

  • CEuvrer à améliorer les normes écologiques.

  • Effectuer un lobbying économique qui impacte sur le développement durable.

  • Faire valoir les voix des PME vertes et des projets de l’économie verte généralement en Europe.

L’association pourra organiser des réunions, conférences et événements afin d’atteindre les objectifs ci-dessus décrits.

L’association pourra accomplir tous les actes se rapportant directement ou indirectement à la réalisation de ses objectives et activités. Elle pourra notamment, à cette fin, acheter, vendre, prendre ou donner à bail, posséder tous biens meubles ou immeubles et installations.

Durée

Article 4:

L’Association est constituée pour une durée illimitée.

TITRE II.: MEMBRES

Catégories des membres

Article 5:

L’association est ouverte aux Belges et aux étrangers inclus aux entités (personnes morales) belges et étrangères, légalement constituées selon les lois et usages de l’Etat dont elles relèvent. L’association se compose des membres fondateurs UnternehmensGrün (Allemagne), Grüne Wirtschaft (Autriche) and Entreprendre Vert (France).

Sont membres effectifs, les membres fondateurs signataires de l’acte constitutif et toute autre personne ou association admise ultérieurement en cette qualité. Membres effectifs ayant une affiliation automatique au Conseil d’administration, le droit de vote au Conseil d’administration et à l’Assemblée Générale, et accès à tous les services d’Ecopreneur.eu et aux comités, conseils et aux groupes de travail.

Sont membres adhérents, les personnes physiques et morales admises en cette qualité et qui désirent aider l’association ou participer à ses activités. Membres adhérents ayant des intérêts dans les buts de l’association, désirant soutenir Ecopreneur.eu. Elles ne sont pas représentées au Conseil d’administration mais elles ont le droit de vote à l’Assemblée Générale. Elles ont accès aux comités, conseils et groupes de travail et à tous les services de Ecopreneur.eu. Les membres ne jouissent que des droits qui leur sont expressément reconnus par les présents statuts. Ils n’encourent, du chef des engagements de l’association, aucune responsabilité personnelle.

Admission

Article 6:

Tous les membres de l’association doivent approuver l’admission de nouveaux membres par vote unanime. Si l’association compte dix membres ou plus, l’approbation doit être accordée par les trois quarts des membres.

a) L’admission de nouvelles associations en provenance de pays déjà représentés par un association ne nécessitent pas seulement l’approbation conformément au paragraphe 1, mais également l’approbation explicite de toutes les organisations membres du pays à partir duquel la demande est présentée.

b) L’approbation explicite requise en a) ne s’applique pas, si le vote est répété après une période de deux mois et toutes les associations membres ont été invités pour une déclaration écrite sur la nouvelle admission et le bureau a transmis toutes les déclarations reçues à tous les membres associations sept jours avant un vote répété.

Les membres doivent être des entités juridiques dans leur propre droit, ont été mis en place avec l’intention d’exploiter à long terme et avoir été fondée conformément à la législation nationale du pays où ils sont enregistrés.

Le candidat membre est tenu d’adresser une demande écrite d’admission au Conseil d’Administration.

La qualité de membre de l’association emporte de plein droit adhésion aux présents statuts et au règlement d’ordre intérieur, s’il existe.

Démission, suspension, exclusion

Article 7:

La qualité de membre prend fin par:

  • démission volontaire, moyennant préavis de six (6) mois avant la fin de l’année, notifié par lettre recommandée au Conseil d’Administration. La démission ne prendra effet qu’au 31 décembre de l’année suivante.

  • décès;

  • dissolution volontaire;

  • faillite, déconfiture, incapacité civile ou mise sous administration provisoire;

  • exclusion, décidée part Assemblée Générale statuant à la majorité des deux tiers (2/3) des voix des membres présents ou représentés; le membre concerné aura la possibilité d’exposer sa défense devant l’Assemblée Générale avant que la décision d’exclusion ne soit prise; cette exclusion prend effet immédiatement; le Conseil d’Administration peut suspendre l’intéressé jusqu’à la décision de l’Assemblée Générale;

Le non-respect d’une des conditions définies dans les présents statuts ou dans le règlement d’ordre intérieur éventuel, comme par exemple le non-paiement de la cotisation dans le délai prévu, pourra entraîner la perte de qualité de membre de l’association.

Les membres démissionnaires ou exclus, de même que leurs successeurs, n’ont aucun droit sur le fonds social de l’association et ne peuvent, en aucun cas, réclamer un remboursement de quelque nature que ce soit.

Cotisations

Article 8:

Les membres effectifs et adhérents versent une cotisation annuelle, facturée par le Secrétariat, dont le Conseil d’Administration fixe le montant et le mode de paiement.

Tout membre n’ayant pas payé sa cotisation en temps utile pour un exercice social donné sera tenu de payer une pénalité devant être fixée parle Conseil d’administration.

Par ailleurs, si cette cotisation reste impayée au 31 décembre de l’année pour laquelle la cotisation est due, le membre sera mis en demeure par courrier recommandé.

Enfin, les membres ou leurs ayants droit légaux et contractuels restent redevables de l’entièreté de leur cotisation, indépendamment des modifications du statut légal des membres dans le courant d’un exercice social.

TITRE III. ORGANE GÉNÉRAL DE DIRECTION

Composition – Pouvoirs

Article 9:

L’organe général de direction (dans les présents statuts désigné par “Assemblée Générale’) se compose de tous les membres effectifs.

Les membres adhérents qui le souhaitent peuvent assister aux réunions de l’Assemblée Générale avec voix consultative.

Sont de la compétence exclusive de l’Assemblée Générale:

  • les modifications aux statuts;

  • la nomination et la révocation des administrateurs;

  • le cas échéant, la nomination, la fixation de la rémunération et la révocation du(des) commissaire (s);

  • la décharge aux administrateurs et commissaire(s) éventuel(s);

  • l’approbation des budgets et des comptes;

  • la dissolution volontaire de l’association et la nomination d’un ou plusieurs liquidateurs;

  • l’exclusion de membres;

  • la fusion de l’association avec une autre association, cette fusion étant décidée à la majorité de quatre cinquièmes des voix; et

  • tous les autres cas prévus par les présents statuts ou parla Loi.

Réunions – Convocations – Représentation

Article 10:

1. L’Assemblée générale annuelle se réunit une fois par an dans le courant du mois de juin.

2. Une assemblée générale doit être convoquée dans un délai de quatre semaines si la moitié des membres du Conseil d’administration ou le Directeur Général CEO le demandent de le faire.

3. a) L’Assemblée générale décide à la majorité simple des organisations membres de plein présents ou représentés. Tous les membres des conseils d’administration des associations membres sont habilités à participer à l’Assemblée générale.

b) Tous les membres des associations membres sont habilités à participerà l’Assemblée générale. Ils ont le droit de présenter une proposition et de parler, mais ils ne sont pas habilités à voter. Ils peuvent être exclus de la participation de certains éléments sur l’ordre du jour. Les motions des membres des associations membres doivent être soumis au Bureau au moins six semaines avant l’Assemblée générale. Les associations membres peuvent convenir à l’avance de ne pas discuter d’une motion si la motion n’a pas été recommandé par au moins une association membre, le directeur-général, ou un membre du conseil d’administration des associations membres respectifs. Le membre en question doit être immédiatement informé de l’intention de ne pas discuter d’une motion.

c) Le directeur-général doit transmettre l’ordre du jour aux associations membres au moins deux semaines avant l’Assemblée. Les questions supplémentaires ne peuvent être ajoutés à l’ordre du jour par une décision prise par les deux tiers des organisations membres présents ou représentés par procuration.

4. Si plus d’un membre du conseil d’administration des associations membres assiste à l’Assemblée générale, le vote de l’association membre peut être utilisé comme un tout ou être divisé (deux votes et demi, trois votes d’un tiers, etc.). Le mode de vote choisi doit être documentée dans le protocole.

5. a) Une association membre peut être représenté par une autre association membre à l’Assemblée générale. La représentation peut être valable pour certains points mis à l’ordre du jour ou pour la totalité de l’Assemblée Generale. La procuration doit être produite sous une forme appropriée au directeur-général ou le Conseil.

b) Une association membre peut également être représenté par un ou plusieurs de ses membres ou par le directeur-général qui relève directement du conseil d’administration. Le pouvoir de représentation doit être produite au président de l’Assemblée.

c) Nul ne peut représenter plus d’un autre membre.

6. Avec l’approbation de la majorité de ses membres, l’Assemblée générale peut également être conduite via une conférence téléphonique ou vidéo.

7. Les réunions se tiennent au siège social ou à tout autre endroit indiqué dans la convocation. Elles sont présidées par le président du Conseil d’Administration ou, à défaut, par le viceprésident, ou à défaut, par le plus ancien des administrateurs présents.

La convocation contient l’ordre du jour détaillé et est adressée par lettre, transmise par voie postale, électronique ou par télécopie quatre (4) semaines au moins avant la date de réunion.

Tous les membres doivent être convoqués.

Tout membre peut, au moyen d’un document portant sa signature, en ce compris la signature digitale au sens de l’article 1322 du Code civil belge, transmis par lettre, télécopie, courrier électronique ou par tout autre moyen de communication visé à l’article 2281 du même Code, donner mandat à un autre membre, pour se faire représenter à une réunion déterminée de l’Assemblée Générale ety voter en ses lieu et place.

Droit de vote

Article 11:

Tous les membres effectifs ont un droit de vote égal à l’Assemblée Générale, chacun d’eux disposant d’une voix.

Délibérations

Article 12:

Il ne pourra être délibéré par l’Assemblée Générale sur des points qui ne figurent pas à l’ordre du jour, que si tous les membres effectifs sont présents ou représentés et pour autant qu’il en soit décidé à l’unanimité des voix. L’unanimité ainsi requise est établie si aucune opposition n’a été mentionnée dans le procès-verbal de la réunion.

a) Quorum de présence

Sauf dans les cas où il en est décidé autrement par les présents statuts, l’Assemblée Générale délibère et prend des résolutions valablement quel que soit le nombre de membres présents et représentés.

b)Majorités

Sauf dans les cas où il en est décidé autrement par les présents statuts ou dans la loi, les résolutions sont adoptées à la majorité simple des voix des membres présents et représentés.

Les votes nuls, blancs, ainsi que les abstentions ne sont pas pris en compte pour le calcul des majorités.

Les membres peuvent, à l’unanimité, prendre par écrit toutes les décisions qui relèvent du pouvoir de l’Assemblée Générale, selon les modalités pratiques éventuellement précisées dans un règlement d’ordre intérieur.

c) Vote par correspondance

Sur autorisation spéciale du Conseil d’Administration indiquée dans la convocation, tout membre ayant droit de vote a le droit d’émettre son vote par correspondance au moyen du

formulaire ad hoc joint à la convocation. Pour le calcul du quorum, il n’est tenu compte que des formulaires qui ont été reçus par l’association huit (8) jours au moins avant la réunion de l’Assemblée Générale.

Il ne pourra cependant être recouru à cette procédure écrite pour les réunions annuelles de l’Assemblée Générale ou pour toute décision de l’Assemblée Générale devant être constatée par un acte authentique.

Procès-verbaux

Article 13:

Chaque réunion de l’Assemblée Générale fait l’objet d’un procès-verbal, signé parles membres du bureau et les membres de l’association qui le souhaitent.

Ces procès-verbaux – exception faite de ceux devant être établis par acte notarié – et leurs annexes sont conservés au siège, soit sous leur forme matérielle originale, dans un registre spécial, soit sous forme électronique sécurisée, sur tout support et dans des conditions offrant des garanties de pérennité, de lisibilité, d’intégrité, de reproduction fidèle et durable.

Ils peuvent être consultés au siège par tous les membres et par des tiers s’ils en justifient la raison et que celle-ci est acceptée par le Conseil d’Administration.

Sauf dispositions légales contraires et à moins d’une délégation spéciale par le Conseil d’Administration, les copies ou extraits de ces procès-verbaux à délivrer aux tiers ou à produire en justice ou ailleurs, sont signés par un administrateur.

TITRE IV.: ADMINISTRATION

Organe d’administration

Article 14:

L’association est administrée par un organe d’administration (dans les présents statuts “Conseil d’Administration’) composé de cinq (5) personnes au moins, membres ou non de l’association, personnes physiques ou morales, nommées par l’Assemblée Générale et en tout temps révocables par elle.

Les administrateurs sont nommés pour un terme expirant immédiatement à l’issue de la deuxième Assemblée Annuelle suivant l’année de la nomination. Les administrateurs sortants sont rééligibles.

Si une personne morale est nommée administrateur, celle-ci est tenue de désigner, parmi ses membres ou administrateurs, un représentant, personne physique, qui siègera au nom de la personne morale dans le conseil d’administration.

Les administrateurs ne contractent, en raison de leur fonction, aucune obligation personnelle et ne sont responsables que de l’exécution de leur mandat.

Le Conseil d’Administration choisit parmi ses membres un président et, éventuellement, un viceprésident, un trésorier et un secrétaire.

Sauf décision contraire de l’Assemblée Générale, les mandats d’administrateur sont exercés à

titre gratuit.

Fin de mandat – Vacance

Article 15:

Le mandat d’administrateur prend fin par:

  • démission volontaire, moyennant préavis de trente (30) jours notifié par écrit au Conseil d’Administration;

  • l’expiration de son terme;

  • décès;

  • dissolution volontaire;

  • faillite, déconfiture, incapacité civile ou mise sous administration provisoire; révocation par l’Assemblée Générale, suivant décision prise à la majorité des deux tiers (2/3) des voix des membres effectifs présents ou représentés.

En cas de vacance d’un ou plusieurs postes d’administrateur, les administrateurs restants peuvent y pourvoir provisoirement. L’administrateur ainsi nommé achève le mandat de l’administrateur qu’il remplace. La plus prochaine réunion de l’Assemblée Générale procédera à la nomination définitive éventuelle.

Pouvoirs du Conseil d’Administration – Gestion journalière

Article 16:

Le Conseil d’Administration dispose des pouvoirs les plus étendus pour l’administration et la gestion de l’association dans les limites de ses buts. Tout ce qui n’est pas expressément réservé à l’Assemblée Générale est de la compétence du Conseil d’Administration.

Le Conseil d’Administration nomme et révoque, soit lui-même, soit par mandataire, tous les employés et membres du personnel de l’association et détermine leurs attributions, traitements et émoluments.

Le Conseil d’Administration peut, sous sa responsabilité, déléguer la gestion journalière ou une partie de ses pouvoirs à un secrétaire général. Le Conseil d’Administration déterminera par écrit l’étendue des pouvoirs ainsi délégués, la manière de les exercer et la durée du mandat conféré. Les actes relatifs à la nomination et la cessation des fonctions des administrateurs et, le cas échéant, des personnes habilitées à représenter l’association, sont déposés et publiés conformément aux dispositions légales en la matière.

Réunions du Conseil d’Administration

Article 17:

Le Conseil d’Administration se réunira au moins deux (2) fois par an, sur convocation du président, aussi souvent qu’il le juge indispensable, et chaque fois que deux (2) administrateurs au moins le demandent.

La convocation contient l’ordre du jour et est adressée, au moins huit (8) jours avant la réunion, par lettre, courrier électronique ou par tout autre moyen de (télé)communication qui se matérialise par un document écrit.

Les réunions se tiennent au siège ou à l’endroit indiqué dans les convocations.

Elles sont présidées par le président du Conseil d’Administration ou en cas d’empêchement de ce dernier, par le vice-président ou, à défaut, par le plus âgé des administrateurs présents.

Le secrétaire général assistera aux réunions du conseil d’administration, sans droit de vote.

Il n’y a pas lieu de justifier d’une convocation préalable lorsque tous les administrateurs sont présents ou valablement représentés à la réunion ou s’ils ont chacun renoncé par écrit à la convocation, par voie postale, par télécopieur ou par toute communication transmise par des moyens électroniques.

Délibérations du Conseil d’Administration

Article 18:

Le Conseil d’Administration ne délibère valablement que si la majorité des administrateurs est présente ou représentée.

Tout administrateur peut, au moyen d’un document portant sa signature, en ce compris la signature digitale au sens de l’article 1322 du Code civil, transmis par lettre, télécopie, courrier électronique ou par tout autre moyen de communication visé à l’article 2281 du même Code, donner mandat à un autre administrateur pour le représenter à une réunion déterminée du Conseil d’Administration ety voter en ses lieu et place. Aucun administrateur ne peut, cependant, eprésenter plus d’un autre administrateur.

Les décisions du Conseil d’Administration sont prises à la majorité de deux-tiers des voix. En cas de partage des voix, la voix du président de la réunion est prépondérante.

Les décisions pourront également être prises, soit par consentement unanime exprimé par écrit, soit par correspondance ou par courrier électronique sans réunion effective, soit au moyen d’une conférence téléphonique (‘conference call’) ou vidéoconférence.

Dans la première hypothèse (consentement unanime écrit), un projet de décision, précédé d’un exposé des motifs circonstancié, vaudra résolution si, communiqué simultanément aux Administrateurs, il est approuvé par écrit inconditionnellement et à l’unanimité par ceux-ci.

Le vote par correspondance ou par courrier électronique sans réunion effective est, quant à lui, autorisé à condition que chaque Administrateur (i) ait été informé et invité à voter sur les décisions à prendre et (ii) accepte de recourir à la procédure écrite ou électronique. Le procèsverbal fera mention de cet accord. Les décisions seront prises conformément aux conditions de délibération énoncées au présent article. Le procès-verbal doit être signé par le nombre d’Administrateurs qui aurait été requis pour adopter la décision lors d’une réunion effective du conseil d’administration. Les Administrateurs ont le choix entre (i) imprimer et envoyer le procèsverbal muni de leur signature originale ou (ii) envoyer un courrier électronique avec le procèsverbal muni de leur signature électronique, le tout à l’attention du président.

Les décisions pourront être prises par conférence téléphonique ou vidéo conférence à condition (i) que chaque Administrateur ait été informé et invité à exercer son vote sur les décisions à prendre, (ii) qu’aucun Administrateur ne s’oppose à la conférence téléphonique, et (iii) que les décisions soient immédiatement consignées dans un procès-verbal, adressé le même jour à chaque Administrateur pour signature.

Procès-verbaux

Article 19:

Les résolutions du Conseil d’Administration sont consignées dans des procès-verbaux, signés par le président de séance et le secrétaire général, ainsi que par les administrateurs qui le souhaitent. Les procès-verbaux et leurs annexes sont conservés au siège par le secrétaire, soit sous leur forme originale dans un registre spécial, soit sous forme électronique sécurisée, sur tout support et dans des conditions offrant des garanties de pérennité, de lisibilité, d’intégrité, de reproduction fidèle et durable.

Chaque membre et administrateur de l’association peut consulter lesdits procès-verbaux au siège et en obtenir copie. Les copies ou extraits à en fournir en justice ou ailleurs sont signés parle président ou en cas d’empêchement de ce dernier, par deux administrateurs.

Règlement d’ordre intérieur

Article 20:

Un règlement d’ordre intérieur qui précise les dispositions des présents statuts et fixe les modalités pratiques de fonctionnement de l’association sera, si nécessaire, établi par le Conseil d’Administration. La modification du règlement d’ordre intérieur est de la seule compétence du Conseil d’Administration. Chaque année, le Conseil d’Administration réexaminera le règlement d’ordre intérieur éventuellement en vigueur et l’adaptera s’il le jugera utile ou nécessaire.

Représentation

Article 21:

Nonobstant le pouvoir général de représentation du Conseil d’Administration en tant que collège, l’association est valablement représentée à l’égard des tiers, en ce compris un officier public (dont le conservateur des hypothèques):

  • soit parle président du Conseil d’Administration, agissant seul;

  • soit par deux vice-présidents, agissant conjointement;

  • soit, dans les limites de la gestion journalière, par le secrétaire général.

Ils ne devront fournir aucune justification d’une décision préalable du Conseil d’Administration. Toute action judiciaire, tant en demandant qu’en défendant, est exercée par le Conseil d’Administration, poursuites et diligences de son président ou d’un administrateur spécialement désigné à cet effet par ce dernier.

TITRE V.: EXERCICE SOCIAL – COMPTES ANNUELS – BUDGET – CONTRÔLE

Exercice social – Comptes annuels

Article 22:

L’exercice social commence le premier janvier et se termine le trente et un décembre de chaque

année.

Chaque année, le Conseil d’Administration établit les comptes annuels de l’exercice social écoulé, conformément aux dispositions légales en la matière, ainsi que le budget de l’exercice suivant. Ils sont soumis pour approbation à l’Assemblée Générale lors de sa plus prochaine réunion.

Les comptes annuels approuvés sont ensuite versés par les soins du Conseil d’Administration au dossier de l’association tenu au greffe du tribunal de commerce compétent.

La comptabilité est tenue conformément aux dispositions légales en la matière.

Contrôle — Commissaire

Article 23:

Pour autant que l’association y soit tenue légalement, le contrôle de sa situation financière, des comptes annuels et de la régularité au regard de la Loi et des présents statuts des opérations à constater dans les comptes annuels, doit être confié à un ou plusieurs commissaires, nommés par l’Assemblée Générale parmi les membres de l’Institut des Réviseurs d’Entreprises.

TITRE VI.: MODIFICATIONS AUX STATUTS – DISSOLUTION

Conditions particulières pour les modifications statutaires

Article 24:

Les statuts peuvent être modifiés à tout moment par décision de l’Assemblée Générale. La convocation contient l’ordre du jour détaillé des modifications proposées et doit être adressée à tous les membres un (1) mois au moins avant la date de réunion.

L’Assemblée Générale ne peut valablement délibérer et décider d’une modification des statuts pour autant que les deux tiers (2/3) au moins des membres effectifs sont présents ou représentés. Si ce quorum n’est pas atteint, une seconde réunion devra être convoquée, avec le même ordre du jour et dans les mêmes conditions que la première, laquelle délibérera valablement quel que soit le nombre de membres effectifs présents ou représentés. La seconde réunion ne peut être tenue moins de quinze (15) jours, ni plus de six (6) semaines après la première réunion.

Une modification aux statuts ne sera adoptée que si elle recueille une majorité de deux tiers (2/3) des voix des membres effectifs présents ou représentés.

Toutefois, la modification qui porte sur le ou les buts de l’association, ne peut être adoptée qu’à la majorité des quatre cinquièmes (4/5) des voix des membres présents ou représentés.

Toute modification des buts de l’association, ainsi que des activités qu’elle se proposait de mettre en oeuvre pour atteindre ces buts, requiert un arrêté royal d’approbation. Les modifications statutaires relatives aux mentions visées à l’article 48, 5° et 7° de la Loi doivent, quant à elles, être constatées par acte authentique.

Dissolution – Liquidation – Affectation de l’actif

Article 25:

Sans préjudice des dispositions des articles S5 et 56 de la Loi, l’association peut être dissoute en tout temps par décision de l’Assemblée Générale, statuant à la majorité de quatre cinquièmes (4/5) des voix.

Lors de la dissolution de l’association, pour quelque cause que ce soit, la liquidation s’opère par les soins d’un ou plusieurs liquidateurs qui exercent leurs fonctions, soit en vertu d’une résolution de l’Assemblée Générale, soit, à défaut, en vertu d’une décision judiciaire qui pourra être provoquée par tout intéressé.

Dans tous les cas de dissolution volontaire ou judiciaire de l’association, à quelque moment et pour quelque cause que ce soit, la destination de l’actif net éventuel après liquidation sera déterminée par l’Assemblée Générale ou à défaut, parles liquidateurs. Cet actif devra être affecté à une fin désintéressée se rapprochant autant que possible des buts de l’association, tels que décrits à l’article 3.

TITRE VIL : DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Référence légale

Article 26:

Tout ce qui n’est pas prévu explicitement dans les présents statuts et par le règlement d’ordre intérieur éventuel est réglé par la Loi. En conséquence, les dispositions de cette Loi auxquelles il ne serait pas licitement dérogé, sont réputées inscrites dans les présents statuts et les clauses contraires ou qui deviendraient contraires aux dispositions impératives de cette Loi sont censées non écrites.

Langue

Article 27:

La langue de travail de l’association est l’anglais.

Les présents statuts ont été rédigés et adoptés en langue française; une traduction libre en anglais est disponible. En cas de doute, divergences ou problème d’interprétation entre les deux versions, la version française prévaudra.

Tous les actes et documents de l’association imposés par les lois et règlements doivent être établis dans la langue de la Région dans laquelle l’association a son siège. Sont notamment visés, lorsqu’ils sont prescrits par ces lois et règlements, les procès-verbaux des réunions de l’Assemblée Générale et du Conseil d’Administration, requérant ou non l’intervention d’un notaire, ainsi que tout document devant légalement faire l’objet d’une publicité à l’égard des tiers ou d’un dépôt au greffe du tribunal de commerce. Tous ces actes et documents devront impérativement être rédigés au moins en langue française. «

AISBL STATUTES

ECOPRENEUR.EU

International association without lucrative purpose

TITLE I. NAME – REGISTERED ADDRESS – PURPOSE – TERM

Name

Article 1:

The association is an association internationale sans but lucratif (AISBL; international association without lucrative purpose) and governed by Title III of the Belgian Act of 27 June 1921 on associations without lucrative purpose, international associations without lucrative purpose and foundations (hereinafter referred to as the “Act”). It has the name “Ecopreneur.eu”.

Registered Address

Article 2:

The association has its seat and registered address at 123, rue Franz Merjay, 1050 Brussels. Upon a related resolution adopted by the Board of Directors, this seat may be relocated to any other place in Belgium whilst complying with any and all applicable legislation that governs the use of languages. The Board of Directors will ensure that any such relocation be disclosed in the annexes to Moniteur belge (Belgian Official Gazette).

Purpose and Activities

Article 3:

Ecopreneur.eu is a not-for-profit organisation with the purpose of working towards a new economic framework to promote sustainability, minimise environmental impact and implement ecological principles.

More specifically, Ecopreneur.eu is to:

  • work towards improving environmental standards

  • pursue economic lobbying activities with an influence on sustainable development

  • advance the interests of green SMEs and green economy projects across Europe

The Association may organise meetings, conferences and events for the purpose of achieving the above objectives.

The Association may perform any and all acts that, directly or indirectly, contribute to achieving these objectives and pursuing the above activities. More specifically, for this purpose, it may purchase, sell, lease or let, and own movable and immovable assets, facilities and equipment of any kind.

Term

Article 4:

The Association is established for an indefinite period of time.

TITLE II. MEMBERS

Member Categories

Article 5:

The Association is open to Belgians and foreigners, including Belgian and foreign entities (legal persons) duly incorporated under the laws and customs of their respective countries.

The Association comprises the founding members UnternehmensGrün (Germany), Grüne Wirtschaft (Austria) and Entreprendre Vert (France).

Full members include the founding members that have signed this constitution as well as any other individuals or associations admitted to the Association in this capacity at a later point in time. Full members are automatically represented on the Board of Directors, enjoy the right to vote on the Board of Directors and at the General Meeting, and have access to any and all services provided by Ecopreneur.eu as well as to its committees, bodies and working groups.

Associate members include natural and legal persons admitted in this capacity that wish to support the Association or to participate in its activities. Associate members have an interest in the purpose and objectives of the Association and wish to support Ecopreneur.eu. They are not represented on the Board of Directors but have the right to vote at the General Meeting. They have access to the committees, bodies and working groups as well as to any and all services provided by Ecopreneur.eu.

Members exclusively enjoy the rights expressly conferred upon them by the provisions contained in these Statutes. Their commitment to the Association does not give rise to any personal liability.

Admission

Article 6:

All members of the Association must give approval to the admission of new members by unanimous vote. If the Association comprises ten or more members, any such approval shall require three quarters of existing members’ votes in favour.

a) Any admission of new associations from countries that are already represented by an association shall not only require approval pursuant to the provision contained in the preceding paragraph but also express approval by all member organisations of the country the application is submitted from.

b) The express approval provided for under a) does not apply if the voting procedure is repeated after a period of two months and if all member associations have been invited to submit a written declaration regarding the new admission, and if the office has transmitted all received declarations to all member associations seven days prior to such repeat voting.

Members must be legal entities under the laws of their respective countries; they must have been duly established with the intent of long-term operation and must have been founded in compliance with the national legislation applicable in their country of registration.

Candidate members must submit a written application for admission to the Board of Directors.

Association membership automatically implies adherence to the provisions of these Statutes and to any rules of procedure.

Termination, Suspension, Exclusion

Article 7:

Membership ends, or is terminated, by:

  • voluntary termination at the end of the year, giving six (6) months’ notice, to be sent to the Board of Directors by registered mail. Any such termination shall take effect not before 31 December of the following year.

  • death

  • voluntary dissolution

  • bankruptcy, insolvency, incapacity or interim administration

  • exclusion by a resolution adopted by the General Meeting with a majority of two thirds (2/3) of the votes of members attending or represented by proxy; the respective member may defend itself at the General Meeting before any such resolution is adopted. Such exclusion takes immediate effect. The Board of Directors may suspend membership of the party concerned until the related decision is adopted by the General Meeting.

Any non-compliance with one or more provisions contained in these Statutes or internal rules of procedure, if any, such as failure to pay membership fees by specified due dates, may render the association membership null and void.

Members that have voluntarily terminated their membership or have been excluded, as well as their successors, do not have any right or title to the association’s equity; they may not assert any claim for reimbursement of any kind.

Membership Dues

Article 8:

Full and associate members pay an annual membership fee to be billed by the Secretariat. The Board of Directors determines the amount of this fee as well as the related mode of payment.

Any member that has not paid its membership dues on time in the respective financial year shall pay a related penalty to be determined by the Board of Directors.

Furthermore, if such membership fee is still outstanding on 31 December of the year in which it was due, the member shall be sent a formal default notice by registered mail.

At any rate, members, their agents, representatives or contractors remain liable for the full amount of their membership dues, independent of any changes to the legal status of such members in the course of the financial year.

TITLE III. GENERAL MANAGEMENT BODY

Composition – Powers

Article 9:

The general management body (which is referred to as “General Meeting” in these Statutes) comprises all full members.

Associate members may attend the General Meeting in an advisory capacity if they so wish.

The following acts fall under the exclusive responsibility of the General Meeting:

  • to decide upon changes or amendments to these Statutes

  • to appoint and/or dismiss members of the Board of Directors

  • if required, to retain, to determine the remuneration of, and to withdraw auditors

  • to approve of the acts of members of the Board of Directors as well as of auditors, if any

  • to approve budgets and annual accounts

  • to decide upon the voluntary dissolution of the Association and to appoint one or more receivers

  • to exclude members

  • to merge the Association with another association, whereby such merger shall require a majority of four fifths of votes cast, and

  • any other acts or responsibilities as provided for in these Statutes or prescribed by law.

General Meeting – Convening Notice – Representation

Article 10:

1. The Annual General Meeting is held once a year in June.

2. Any such General Meeting must be convened at least four weeks prior to its scheduled date if so requested by half of the members of the Board of Directors or by the Executive Director (CEO).

3. a) The General Meeting decides with simple majority of the votes of member organisations attending or represented by proxy. All members of the boards of directors of the member associations are entitled to participate in the General Meeting.

b) All members of the member associations are entitled to participate in the General Meeting. They enjoy the right to be heard and the right to present proposals, but have no voting rights. They may be excluded from attending the General Meeting during certain items on the agenda. Any motions brought by members of member associations must be submitted to the office at least six weeks before the General Meeting. The member associations may agree beforehand to not discuss certain motions if these motions have not been recommended by at least one member association, the managing director or a member of the board of directors of the respective member association. The member in question must be informed immediately of the intent to not discuss this motion.

c) The managing director must submit the agenda to the member associations at least two weeks before the General Meeting. Further items may be added to the agenda only if a related decision is supported by two thirds of the member organisations attending the meeting or represented by proxy.

4. If more than one member of the board of directors of any member association attends the General Meeting, the vote of this member association may either be counted as a whole or split (for instance, two representatives each have one half of a vote, three representatives each have one third of a vote, etc.). The chosen voting mode must be documented in the minutes.

5. a) At the General Meeting, member associations may be represented by other member associations. Such representation by proxy may either apply to certain items on the agenda or be valid for the entirety of the General Meeting. The related power of attorney must be submitted in an appropriate form to the managing director or to the Board of Directors.

b) Any member associations may also be represented by one or several of its members or by its executive director, who is a member of its board of directors. The related power of attorney must be submitted to the chairperson of the General Meeting.

c) No person may represent more than one other member.

6. Upon a related consent to be given by the majority of its members, the General Meeting may also be held as a conference call or video conference.

7. Meetings take place at the registered address or in any other place specified in the convening notice. They are chaired by the chairperson of the Board of Directors or, alternatively, by its vice chairperson or, alternatively, by the most senior attending member of the Board of Directors.

The convening notice contains the detailed agenda and is sent by post, e-mail or fax at least four (4) weeks before the date of the meeting.

The convening notice must be sent to all members.

Any member may grant power of attorney to another member to be represented at a meeting determined by the General Meeting and to exercise their voting rights in their stead by a document that carries their signature, including a digital signature within the meaning of Article 1322 of the Belgian Code civil (civil code), and is submitted by post, e-mail or any other means of communication provided for in Article 2281 of the same code.

Voting Rights

Article 11:

All full members have equal voting rights at the General Meeting. Each of these members has one vote.

Resolutions

Article 12:

The General Meeting may not discuss items that are not included on the agenda unless all full members are in attendance or represented by proxy and vote unanimously in favour of doing so. Such unanimity is deemed to have been established if no related objection is mentioned in the minutes of the meeting.

  1. Quorum requirement

Unless otherwise provided for in these Statutes, the General Meeting shall constitute a quorum for validly discussing matters and adopting resolutions irrespective of the number of members attending or represented by proxy.

  1. Majorities

Unless otherwise provided for in these Statutes or prescribed by law, resolutions are adopted with the simple majority of votes of members attending or represented by proxy.

Any invalid votes and abstentions are not considered for the purpose of counting majority votes.

Members may unanimously adopt any decision within the powers of the General Meeting in writing. Any related procedures or formalities should be defined in internal rules of procedure.

  1. Vote by post

Upon special authorisation by the Board of Directors to be indicated in the convening notice, any member with voting rights enjoys the right to cast its vote by post using the related form received together with the convening notice. For the purpose of establishing the quorum, only those voting forms will be considered that have been received by the Association at least eight (8) days before the date of the General Meeting.

However, the above-mentioned written procedure cannot be applied to Annual General Meetings or to any other decision adopted by the General Meeting that must be recorded in a notarised document.

Minutes

Article 13:

Minutes must be kept of any and all General Meetings, and be signed by the members of the office and the members of the Association if they so wish.

With the exception of minutes to be recorded in a notarised document, such minutes and their appendices are kept on file at the registered address of the Association, either as original paper documents in a dedicated file or as secure electronic documents. Care must be taken to always provide conditions under which their long-term storage, legibility, integrity and true reproduction are ensured.

Any member may inspect such minutes at the registered address of the Association. The same applies to third parties as long as these submit a justification that the Board of Directors consents to.

Unless otherwise prescribed by law, and subject to at least one special power of attorney to be granted by the Board of Directors, any copies of or excerpts from such minutes to be disclosed to third parties or to be submitted to the courts or any other institutions must be signed by a member of the Board of Directors.

TITLE IV. MANAGEMENT

Management Body

Article 14:

The Association is managed by an administrative body (referred to in these Statutes as “Board of Directors”) that is composed of at least five (5) persons who may or may not be members of the Association. These may be natural persons or legal entities and must be appointed by the General Meeting, which may also dismiss them at any time.

Members of the Board of Directors are appointed for a term that ends immediately after the second General Meeting following the year of their appointment. Withdrawing members of the Board of Directors may be reappointed.

If a legal entity is appointed as a member of the Board of Directors, this entity shall be under the obligation to designate a representative (natural person) from amongst its members or directors who is to assume Board membership for and on behalf of this legal entity.

By virtue of their function, members of the Board of Directors do not incur any personal obligation or duty and are not in any way liable except within the scope of execution of their mandate.

From amongst its members, the Board of Directors elects a chairperson and, if applicable, a vice chairperson, a treasurer and a secretary.

Members of the Board of Directors exercise their mandate without remuneration unless otherwise decided upon by the General Meeting.

End of Mandate – Vacancy

Article 15:

Membership of the Board of Directors ends by:

  • voluntary resignation, giving thirty (30) days’ notice, to be submitted in writing to the Board of Directors

  • expiration of the term

  • death

  • voluntary dissolution

  • bankruptcy, insolvency, incapacity or interim administration

  • dismissal by a resolution adopted by the General Meeting with a majority of two thirds (2/3) of the votes of full members attending or represented by proxy.

If one or several positions on the Board of Directors become vacant, the remaining members may temporarily appoint a replacement member. Any member so appointed remains in office for the remainder of the term of the replaced member. The following General Meeting will then proceed with the official appointment of a new member.

Powers of the Board of Directors – Day-to-day Business

Artcile 16:

The Board of Directors has comprehensive powers to manage the Association within the scope of its purpose and objectives. Any and all matters that are not expressly within the remit of the General Meeting fall under the responsibility of the Board of Directors.

The Board of Directors appoints and dismisses, either in and of itself or through its agents or representatives, any and all employees and staff members of the Association and determines their roles and responsibilities, remuneration and other benefits.

At its own discretion, the Board of Directors may delegate day-to-day management or part of its powers to an executive secretary. The Board of Directors defines in writing the extent of such delegated powers, the way in which such powers shall be exercised and the term of the granted mandate.

Any deeds and documents related to the appointment of members of the Board of Directors as well as their termination and, if applicable, to persons entitled to represent the Association are stored and disclosed in compliance with the provisions of applicable legislation.

Meetings of the Board of Directors

Article 17:

The Board of Directors holds its meetings at least two (2) times a year upon convocation by the chairperson, or as often as deemed necessary, and at any time when at least two (2) Board members submit a related request.

The convening notice contains the agenda and is sent by post, e-mail or any other means of (tele) communication that gives rise to a written document at least eight (8) days before the meeting date.

Meetings are held at the registered address of the Association or in any other place specified in the convening notice.

They are chaired by the chairperson of the Board of Directors or, in the event of his/her absence, by the vice chairperson or, alternatively, by the most senior attending member of the Board of Directors.

The executive secretary participates in the meetings of the Board of Directors, but has no right to vote.

Any prior convening notice shall be deemed unnecessary if all members of the Board of Directors are present or duly represented at the meeting, or if all of them have submitted a written waiver of the convening notice by post, fax or any other electronic means of communication.

Resolutions of the Board of Directors

Article 18:

The Board of Directors may adopt resolutions only if the majority of its members attend in person or are represented by proxy.

Any member of the Board of Directors may grant power of attorney to another member in order to be represented at a meeting determined by the Board of Directors and to exercise their voting rights in their stead by a document that carries their signature, including a digital signature within the meaning of Article 1322 of the Belgian Code civil (civil code), and is submitted by post, e-mail or any other means of communication provided for in Article 2281 of the same code. However, no member of the Board of Directors may represent more than one other member.

Resolutions of the Board of Directors are adopted by a majority of two thirds of votes cast. In the event of a deadlock, the chairperson of the meeting shall have the tie-breaking vote.

Resolutions may also be adopted either by unanimous written consent or by post or e-mail without a physical meeting taking place, or by a conference call or videoconference.

In the first case (i.e. unanimous written consent), any draft resolution preceded by a detailed justification is deemed to become a resolution if, after simultaneous submission to all members of the Board of Directors, they approve it unconditionally and unanimously in writing.

Any voting by post or by e-mail without a physical meeting taking place is deemed authorised under the conditions that each member of the Board of Directors (i) was previously informed of the resolutions to be adopted and invited to vote upon them and (ii) has accepted to revert to the written or electronic voting procedure. The related minutes must contain a reference to this acceptance. Resolutions are adopted in compliance with the conditions of deliberation provided for in this article. Minutes must be signed by as many members of the Board of Directors as would have been required to adopt the resolution at a regular meeting of the Board of Directors. Members may either (i) print out and send a copy of the minutes with their original signature or (ii) send an e-mail with the minutes with their digital signature, in each case to be addressed to the chairperson.

Resolutions may be adopted by conference call or videoconference under the conditions that (i) each member of the Board of Directors was previously informed of the resolutions to be adopted and invited to vote upon them, (ii) none of the members of the Board of Directors objects to the conference call and (iii) the resolutions are immediately documented in related minutes, to be sent to each member of the Board of Directors for being signed on the same day.

Minutes

Article 19:

Resolutions adopted by the Board of Directors are documented in minutes signed by the chairperson of the meeting and the executive secretary, as well as by the members of the Board of Directors if they so wish.

Minutes and their appendices are kept on file by the secretary at the registered address of the Association, either in their original form in a dedicated file or as secure electronic documents. Care must be taken to always provide conditions under which their long-term storage, legibility, integrity and true reproduction are ensured.

Each member and member of the Board of Directors of the Association may inspect such minutes at the registered address of the Association and may obtain copies therefrom. Any copies or excerpts to be submitted to the courts or any other institutions must be signed by the chairperson or, in his/her absence, by two members of the Board of Directors.

Internal Rules of Procedure

Article 20:

If required, the Board of Directors shall compile internal rules of procedure to complement the provisions of these Statutes and to define the practicalities of the Association’s operation in more detail. Any changes or amendments to these rules of procedure are in the sole responsibility of the Board of Directors. Each year, the Board of Directors shall review the rules of procedure in their most recent version and implement any adjustments or modifications that are deemed useful or necessary.

Representation

Article 21:

Notwithstanding the general power of representation of the Board of Directors in its entirety, the Association shall be duly represented vis-à-vis third parties, including public officials (such as the registrar of mortgages):

  • solely by the chairperson of the Board of Directors or

  • jointly by two vice chairpersons or

  • within the scope of day-to-day business, by the executive secretary.

The above persons do not have to deliver proof of any related prior decision adopted by the Board of Directors.

Any legal proceedings, either in a defendant’s or in a plaintiff’s capacity, shall be pursued by the Board of Directors, represented by its chairperson or by any other member of the Board of Directors specifically entrusted with these responsibilities by the chairperson.

TITLE V. FINANCIAL YEAR – ANNUAL ACCOUNTS – BUDGET – AUDITS

Financial Year – Annual Accounts

Article 22:

The financial year begins on 1 January and ends on 31 December of each calendar year.

Each year, the Board of Directors prepares the annual accounts for the year ended in compliance with applicable laws and standards, as well as the budget for the following financial year. These documents are submitted to the next General Meeting for approval.

The approved annual accounts are then handed back to the Board of Directors to ensure that they are kept on the Association’s file at the registry office of the commercial court.

The accounting is carried out in compliance with applicable legislation and accounting standards.

Audits – Auditors

Article 23:

Insofar as the Association is legally bound to do so, the audit of its financial position, annual accounts and compliance with applicable legislation and these Statutes must be stated in the annual accounts. This responsibility must be delegated to one or several auditors appointed by the General Meeting from amongst the members of the Institut des Réviseurs d’Entreprises (Belgian Institute of Chartered Accountants).

TITLE VI. AMENDMENTS TO STATUTES – DISSOLUTION

Specific Conditions for Amendments to Statutes

Article 24:

These Statutes may be amended at any time by a resolution adopted by the General Meeting. The related convening notice must contain the agenda with the detailed proposed amendments and must be sent to all members at least one (1) month before the date of the meeting.

The General Meeting may discuss and decide upon any amendment to these Statutes only if at least two thirds (2/3) of full members are attending in person or represented by proxy. If this quorum is not established, a second meeting must be convened with the same agenda and under the same conditions as the first meeting. This second meeting may discuss and validly decide upon the above-mentioned amendments irrespective of the number of full members attending in person or represented by proxy. The second meeting must be held at least fifteen (15) days but not later than six (6) weeks after the first meeting.

Any amendment to these Statutes may be adopted only on the basis of a majority of two thirds (2/3) of votes cast of full members attending in person or represented by proxy.

However, any amendment in relation to the purpose(s) of the Association shall require a majority of four fifths (4/5) of votes cast of full members attending in person or represented by proxy in order to be validly adopted.

Any change or amendment to the purpose(s) and objective(s) of the Association and to the activities pursued to achieve these objectives shall require issuance of a Royal Decree for its approval. Any changes or amendments to these Statutes that relate to the provisions stipulated in Article 48, 5° and 7° of the Act must be recorded in a notarised document.

Dissolution – Liquidation – Appropriation of Assets

Article 25:

Notwithstanding the provisions stipulated in Articles 55 and 56 of the Act, the Association may be dissolved at any time by a resolution adopted by the General Meeting with a majority of four fifths (4/5) of votes cast.

Upon dissolution of the Association on whatever grounds, liquidation proceedings are initiated by one or several receivers who exercise their powers either by virtue of a resolution of the General Meeting or, alternatively, on the basis of a court decision that may be caused to be issued by any interested party.

In any case, for any voluntary or court-ordered dissolution of the Association at whatever point in time and on whatever grounds, the General Meeting or, alternatively, the receivers shall determine the appropriation of net assets remaining after liquidation. These assets must be appropriated to a not-for-profit cause that comes as close as possible to the purpose of the Association as provided for in Article 3.

TITLE VII. GENERAL PROVISIONS

Legal Basis

Article 26:

Any relationship or responsibility not expressly provided for in these Statutes or in the internal rules of procedure, if any, shall be governed by the Act. Consequently, the provisions contained in this Act from which there shall be no lawful derogation are deemed to be incorporated in these Statutes, and any provisions of these Statutes that are, or would be, in conflict with this Act shall be considered to be null and void.

Language

Article 27:

The Association’s working language is English.

These Statutes have been drafted and adopted in the French language. A translation into English is available. The French version shall prevail in the event of any doubt, deviation or conflicting construction of the two versions.

Any acts and documents of the Association that are required by applicable laws and regulations must be written in the language of the region in which the Association has its seat, including but not limited to – as far as prescribed by such laws and regulations – minutes of General Meetings and of meetings of the Board of Directors, with or without involvement of a notary, as well as any documents that the Association is legally required to disclose to third parties or to submit to the registry office of the commercial court. In each case, acts and documents must at least be written in the French language.